９．臨時総会
最終選考会の１週間後に行われた理事会では、１月下旬に行われる臨時総会（管理会社をＤ社に正式決定）に向けての議案書について打ち合わせた。
Ｈ社が作成した臨時総会の出欠票には、従来書かれていなかった議決権行使付きとなっており、臨時総会に欠席する人の賛否も記入出来る様式に変更されていた。
このことをＨ社のＮ氏に問い質すと、
「最終選考会では出席者が少なかった。住民の総意とは言えないので、他の皆さんの意見も聞くべきではないか。」
と考えて変更したとのこと。
Ｎ氏のこの発言に最終選考会の決戦投票ではＨ社に投票したＨ副理事長とＮ理事は全員の総意を問うのもありかなと同調しかけた。
私は最終選考会に出席しなかった今回の一連の経緯を理解していない人に投票してもらうのは不公平であり、また、これまで理事会が進めてきたプロセスを否定することになりかねないので反対した。
また、私とN理事がH社に対して、悪化した管理面の改善提案をするよう申し入れたのに、最終選考会で何故提案しなかったのかN氏に問い質した。
N氏は
「管理を継続することが当社の義務であり、改善提案については上司からやる必要がないと言われた。」
と明かした。
私とN理事はこの返答に対して、
「H社に任せても何も変わらないことは明らかだ。我々は住民に決めてもらうためにH社を最後まで残したのに、最後に無視された。」
と憤った。
Ｉ理事長は最終選考会でH社が僅差で破れたとはいえ、過半数近く票を獲得したので本当にＤ社で進めて良いのだろうかとのためらいが生じていたようで、どうるべきか迷っていた。私は、N氏からH社寄りの人達に動員をかける工作を行ったことを聞いていたので、このために僅差になったことを明かし、ここに至りＩ理事長、Ｈ副理事長、Ｎ理事も、従来の書式の出欠票を配布することに賛成した。
１月下旬の臨時総会を控え、１月に入ってすぐのこと、全区分所有者の郵便ポストに
「管理会社を変更しないようにお願い」
が投函されました。
右が実際に配布された書面 →拡大イメージはこちらから。
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→PDFが開けない場合はこちらから取得してください。（無料）
文書が総会議案、出欠票と一緒にＨ社より投函された。
理事会の了解を得ずに行ったこの行為に対して、理事会メンバーの殆どは激怒した。これまでややＨ社に同情していたＨ副理事、N理事までがＨ社との決別を決断した。Ｈ社のＮ氏は
「理事会を敵に回すのは本意ではなく、住民に気持ちを伝えたい一心で文書を作成し投函した」
とのことだったが、Ｉ理事長はカンカンに怒り支店長名で謝罪文を提出せよとＮ氏に申し入れた。臨時総会の前週に支店長名の謝罪文が理事長宛に郵送された。
臨時総会１週間前のこと、投函箱に入れられた出欠票の集計作業を行うため、フロント担当のＮ氏を通じてＫ管理人に私の郵便ポストに出欠票を入れるよう申し入れたのだが、全く反応がなかった。Ｎ氏に連絡したところ、Ｋ管理人には伝えてあるとのことだった。Ｋ管理人は他社に変更になる事が悔しかったのだろう。彼なりの最後の抵抗だった。
私は妻に管理人室に行って出欠票をもらうように頼んだ。集計作業を進めたところ、臨時総会が成立する過半数は既に集まっていたが、万全を期すため、２／３程度の委任状の獲得を目標に、理事会のメンバーで手分けし、未提出の各住戸に巡回して回収に当たった。回収作業の結果、Ｈ社の差し金か出欠票の空欄に管理会社変更に反対する旨を記載した欠席票が８票あったが、区分所有者の半数以上の欠席者が理事長に委任してくれたので、臨時総会で可決の目処がたった。あとはいかに反対者に納得してもらい後々に禍根を残さないかだった。
１月下旬に臨時総会が開かれた。全区分所有者７８名に対して、出席者２２名、委任状提出者４８名だった。
管理会社変更の審議に入ると、H社のフロント担当はあきらめたのかすぐに退席してしまった。質疑応答では区分所有者からH社の管理に対して批判的な質問が浴びせられた。
「私は現在神戸に住んでいる外部区分所有者だが、今回の管理見直しについてＨ社から何の連絡もなかった。新しい管理会社に変更してもちゃんと連絡してくれるのか？」
Ｈ社に同情していた出席者もいただろうが、この発言の後にH社寄りの発言をするのは気まずかったと思う。それと文書の無断配布の件で愛想をつかした住民も多かったのではないかと思う。採決では殆どの出席者が管理会社変更の議案に挙手し、可決された。私が３年半前に管理費が高いのではないかと思い始めてついに当初の委託管理費１５００万円を６割削減し５８０万円になり、結果として管理会社変更が正式に決定した。
〔2009年5月27日 更新〕
